VADEMECUM PER L’ORGANIZZAZIONE DI MANIFESTAZIONI ED EVENTI SPORTIVI

Il presente vademecum intende fornire indicazioni operative di carattere generale ai soggetti che intendono organizzare eventi o manifestazioni sportive, al fine di predisporre correttamente le necessarie richieste autorizzative, definire gli aspetti organizzativi e favorire il coordinamento con gli uffici competenti, garantendo il regolare svolgimento delle iniziative in condizioni di sicurezza e nel rispetto delle disposizioni amministrative vigenti.

Si precisa che le indicazioni contenute nel presente documento hanno carattere orientativo, a titolo esemplificativo e non esaustivo. Resta ferma la necessità di adempiere ad eventuali ulteriori obblighi, prescrizioni o procedure previsti dalla normativa vigente o richiesti in relazione alle specifiche caratteristiche dell’evento o manifestazione.

Richiesta di organizzazione eventi sportivi presso il Comune di Senigallia:

1. 1. PROGRAMMAZIONE DELL’EVENTO

Al fine di programmare ed organizzare un evento, è necessario procedere preliminarmente alla verifica della disponibilità delle date e degli spazi, delle strutture o degli impianti, che si intendono utilizzare, con l’ufficio di competenza.

Successivamente, l'organizzatore dovrà presentare apposita istanza mediante la compilazione dell’ “Allegato 1 - Richiesta per manifestazioni/eventi sportivi” (presente nella sezione Documenti), indicando le informazioni di seguito indicate:

• chi è il soggetto organizzatore;
• tipologia dell’evento sportivo con allegata descrizione dell’iniziativa ed indicazione delle date ed orari;
• luogo di svolgimento, eventuale utilizzo di impianti sportivi, sale e/o spazi all’aperto (piazze, aree verdi, aree demaniali…);
• numero previsto di partecipanti e pubblico;
• partecipazione atleti/squadre su iscrizione a titolo gratuito o a pagamento;
• partecipazione pubblico a titolo gratuito o a pagamento (indicare modalità di vendita dei biglietti e circuito utilizzato);
• necessità logistiche (transenne, palco, corrente elettrica, parcheggi, ecc.);
• presenza di sponsor, stand, strutture, allestimenti;
• se prevista, somministrazione alimenti e bevande;
• un piano alternativo in caso di maltempo (nel caso di eventi all’aperto).

1. 2. DOCUMENTAZIONE DA PRESENTARE A CORREDO DELLA RICHIESTA:

Il soggetto proponente, oltre all’ “Allegato 1 - Richiesta per manifestazioni/eventi sportivi”, dovrà presentare i seguenti documenti:

• statuto e atto costitutivo;
• documento di identità del legale rappresentante;
• documento di identità di un referente (qualora diverso dal legale rappresentante).

Resta salva la facoltà del Comune di richiedere ulteriore documentazione, ad integrazione della richiesta, qualora ritenuta necessaria ai fini della valutazione dell'istanza. 

Sicurezza

L'organizzatore è tenuto ad adottare tutte le misure necessarie a garantire lo svolgimento della manifestazione in condizioni di sicurezza, nel rispetto della normativa vigente, predisponendo e attuando, ove necessario, il piano di sicurezza nonché le misure organizzative in materia di safety, security e assistenza sanitaria, in relazione alle caratteristiche dell'evento. Le valutazioni e le verifiche di competenza saranno effettuate nell'ambito dei procedimenti amministrativi previsti dalla normativa applicabile.

Assicurazioni

L'organizzatore è tenuto a dotarsi delle coperture assicurative necessarie in relazione alle caratteristiche, alle dimensioni e ai rischi connessi alla manifestazione, nel rispetto della normativa vigente e delle eventuali prescrizioni impartite dal Comune e dalle Autorità competenti. A titolo esemplificativo, e non esaustivo, potranno essere richieste:

• polizza RCT;
• eventuale copertura infortuni partecipanti.

Viabilità

Qualora l’evento si svolga su strade o in aree che possano comportare interferenze con la circolazione veicolare o pedonale, potranno essere necessarie:

• richiesta dell’ordinanza per la disciplina temporanea della circolazione stradale (chiusura al traffico, divieti di sosta, modifiche della viabilità, ecc.);
• piano viabilità;
• supporto del servizio di Polizia Locale (gratuito o a pagamento in base al regolamento comunale vigente);
• comunicazione delle targhe dei veicoli interessati all’iniziativa nel caso di accessi in APU/ZTL. PRINCIPALI RICHIESTE: 

1. 3. PRINCIPALI RICHIESTE: 

In relazione alla tipologia, alle caratteristiche e alle modalità di svolgimento dell'evento, possono rendersi necessarie le seguenti richieste: 

• patrocinio comunale;
• autorizzazione per occupazione suolo pubblico e apposizione striscioni pubblicitari;
• autorizzazione pubblico spettacolo;
• autorizzazione somministrazione alimenti e bevande;
• autorizzazione sanitaria;
• permesso/licenza SIAE;

1. 4. ASPETTI ECONOMICI

Verificare eventuali:

• tariffe per utilizzo impianti;
• canoni occupazione suolo pubblico e spazi pubblicitari;
• costi personale comunale (ad esempio per il servizio di Polizia Locale);
• possibilità di contributi economici o corrispettivi (nelle tempistiche di cui al punto 2).

1. 5. OBBLIGHI DELL’ORGANIZZATORE

L’organizzatore è generalmente responsabile di:

• sicurezza partecipanti e pubblico;
• rispetto capienza;
• pulizia area;
• corretto utilizzo impianti;
• rispetto normativa antincendio;
• rispetto normativa sanitaria;
• ripristino stato dei luoghi. 

1. 6 COMUNICAZIONE E PROMOZIONE

Nel materiale promozionale:

- indicare il patrocinio del Comune solo se concesso ufficialmente;

- rispettare il regolamento Comunale sulla pubblicità vigente.

RIFERIMENTI PER LA GESTIONE DELLE RICHIESTE

Per la richiesta di:

• Patrocinio del Comune di Senigallia, rivolgersi alla Segreteria del Sindaco sindaco@comune.senigallia.an.it;

• Occupazione di suolo pubblico e Apposizione di striscioni pubblicitari, rivolgersi alla ditta Abaco: tel. 0719207938 - 3667514322 – tributiminori@abaco.it;
• Autorizzazioni allo svolgimento dell’iniziativa (trasmissione SCIA, piano emergenza, valutazione rischio sanitario, somministrazione alimenti e bevande, comunicazione alla Prefettura, ecc.) e ogni altra necessità utile a garantirne il corretto svolgimento rivolgersi all’ufficio SUAP dell’Unione dei Comuni “Le Terre della Marca Senone” (suap@leterredellamarcasenone.it - tel. 071/6629254-230) o procedere con una comunicazione generica on line direttamente al seguente link: https://suap.regione.marche.it/marcasenone/?page_id=69&procedi=000870&subproc=000006&subprocid=47385&rnd=

• PERCORSO PORTALE SUAP: suap.regione.marche.it/marcasenone/# > procedimenti e modulistica > Procedimenti on line > Altri settori > Altre attività > “Comunicazione generica”

• Autorizzazioni per il transito mezzi in ZTL/APU, rivolgersi all’Ufficio Permessi della Polizia Locale, ufficiopermessi@comune.senigallia.an.it;

• Servizio di supporto della Polizia Locale, rivolgersi all’Ufficio della Polizia Locale, assanti@comune.senigallia.an.it;

• Contenitori/bidoni straordinari: inoltrare il modulo presente nella sezione allegati, all’indirizzo indicato nello stesso, ostravetere@riecospa.itp.c. serviziorifiuti@atarifiuti.an.it;

• Promozione sui canali social istituzionali: inviare una mail almeno 15 giorni prima dell’evento a sport@comune.senigallia.an.it con il materiale pubblicitario consistente in locandina e testo del post indicante i dati principali (data, ora, luogo, organizzatore, contatti, ecc.) e comunicato stampa;

• Eventuale strumentazione tecnica e attrezzature richieste inviare mail a sport@comune.senigallia.an.it indicando numero di sedie, tavoli, transenne ed eventuale allaccio alla corrente elettrica;

• Permesso SIAE. Ufficio SIAE di Senigallia Via B. Cellini, 49, 60019 Senigallia AN - Telefono 071-65234 Mail: senigallia@mandatarie.siae.it.